Laissez parler les petits papiers, à l’occasion papiers chiffon… mmmh… Laissez brûler les petits papiers…

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Juste Cause 2016 – Crédits Illustrations : Juste Cause

C’est parti pour le grand déballage…

Combien de temps faut-il conserver :

_____ Mes documents civils et commerciaux : _____

• 2 ans : les garanties pour les biens et services aux consommateurs, mes polices d’assurance (à partir de leur résiliation);
• 3 ans : mes déclarations en douanes; 
• 5 ans : mes contrats et correspondances commerciales, mes documents bancaires (relevés de compte, avis d’opérations, …), mes documents de transport de marchandise, mes documents et mes dépôts liés à la propriété intellectuelle, (à partir de la fin de protection du brevet, de la marque, du dessin…), mes dossiers avec mes avocats (à partir de la fin de leur mandat).
• 10 ans : mes contrats d’un montant supérieur à 120 € conclus par voie électronique (à partir de la livraison ou de la réalisation de prestation);
• 30 ans : contrat d’achat ou de vente de biens immobiliers et/ou foncier.

_____ Mes pièces comptables: _____

10 ans après la clôture de l’exercice : livres et registres comptables, bon de commandes, factures clients et fournisseurs. 

_____ Mes documents fiscaux : _____

6 ans : tous les documents fiscaux sans aucune exception (impôts sur le revenus et les sociétés, bénéfices industriels et commerciaux, TVA, taxe foncière, cotisation foncière des entreprises…).

___ Au fait, pourquoi garder tout ça tout ce temps là ? ___

Parce que les administrations et en particulier celle du Fisc veulent pouvoir faire les vérifications nécessaires (ça s’appelle leur pouvoir de « communication, d’enquête et de contrôle ») et parfois redresser les situations. 

Mais dans les rapports privés ces durées de conservations, sont calquées sur ce qu’on appelle la prescription. C’est la durée prévue par la loi pendant laquelle un tiers (un fournisseur, un employé, un assureur…) pourra vous intenter un procès et au cours duquel vous devrez apporter la preuve que vous avez bien fait les choses … et pour cela, il vous faudra produire les documents conservés !

_____ C’est quoi le risque ? _____

Cela dépendra des situations, mais si vous n’êtes pas en capacité de communiquer les documents, les administrations considéreront que vous n’avez pas fait les choses correctement et pourront vous redresser. Pour le fisc, une fausse déclaration, une fraude fiscale, une activité illicite, du travail dissimulé, les conduiront à vous redresser sur 10 ans et non 6 ! Dans les rapports privés, si vous ne pouvez pas fournir à titre de preuve les documents que vous auriez dû conserver, il y a de forte chance que votre adversaire gagne le procès !