La suite : que faire face à une irrésistible envie de tout jeter, vider, ranger ? Tri-er : parce qu’il y a des choses à garder tout de même…

Temps de lecture: moins de 2min !

Juste Cause 2016 – Crédits Illustrations : Juste Cause

Les documents sociaux de mon entreprise :

• 5 ans : statuts et documents modificatifs des statuts (à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS), traité de fusion et actes qui en découlent (y compris pour la société qui est absorbée), registre des titres au nominatif, registre des mouvements de titres, registre des procès-verbaux des Assemblée Générales et des Conseils d’administration (à partir de la fin de leur utilisation) ;
• 10 ans : comptes annuels : bilan, compte de résultats, liasse annexe…(à partir de la clôture de l’exercice) ;
• 3 derniers exercices : feuille de présence aux assemblées d’associés ou d’actionnaires, rapport du gérant ou du Conseil d’administration, rapport des commissaires aux comptes.

Les documents de gestion de mes salariés :

• 1 an : comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreintes et de compensations;
• 3 ans : documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires;
• 5 ans : bulletin de paye quelque soit sa forme, registre unique du personnel (à partir du départ du salarié de votre entreprise), documents liés au contrat de travail, les primes, les indemnités, le solde de tout compte, le régime de retraite…, observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, les vérifications et les contrôles du CHSCT, déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie…

Au fait, pourquoi garder tout ça tout ce temps là ?

Parce que les administrations et en particulier celle du Fisc, veulent pouvoir faire les vérifications nécessaires (ça s’appelle leur pouvoir de « communication, d’enquête et de contrôle ») et parfois redresser les situations. 

Mais dans les rapports privés ces durées de conservations, sont calquées sur ce qu’on appelle la prescription. C’est la durée prévue par la loi pendant laquelle un tiers (un fournisseur, un employé, un assureur, …) pourra vous intenter un procès et au cours duquel vous devrez apporter la preuve que vous avez bien fait les choses…et pour cela, il vous faudra produire les documents conservés !

C’est quoi le risque ?

Cela dépendra des situations, mais si vous n’êtes pas en capacité de communiquer les documents, les administrations considéreront que vous n’avez pas fait les choses correctement et pourront vous redresser. Pour le fisc, une fausse déclaration, une fraude fiscale, une activité illicite, du travail dissimulé, les conduira à vous redresser sur 10 ans et non 6 ! Dans les rapports privés, si vous ne pouvez pas fournir à titre de preuve les documents que vous auriez dû conserver, il y a de forte chance que votre adversaire gagne le procès !